Come tenere con successo un vertice del settore

Quando menzioniamo all'evento, abbiamo una ricca esperienza in riunioni di famiglia, attività di gruppo scolastico, eventi di matrimonio, cene di compleanno, poiché sappiamo che il successo dell'evento e del vertice, non solo richiede un'attenta pianificazione in anticipo, ma affronta anche diversi gruppi e negozia Una varietà di questioni complesse.Per il successo di professionisti su larga scala Vertici di settore o conferenze, affrontiamo più sfide e condizioni più complesse.Oggi condividiamo come garantire che un evento della conferenza si svolga con successo passo dopo passo.In generale, il successo di un evento congressuale segue quattro passaggi:

1. preparazione preliminare, 2. pubblicità e promozione, 3. progettazione e realizzazione, 4. relazione pubblicitaria.

Innanzitutto, i preparativi preliminari:

Prima di tenere ufficialmente un Vertici di settore , dobbiamo pensare attentamente e pianificare.Quali sono gli obiettivi di questo evento o vertice del settore?È per la condivisione, o per espandere i contatti o per promuovere i prodotti.Che tipo di attività è questa?Cosa dovrebbero invitare i partecipanti all'evento?Perché sei invitato?Perché vengono?Soprattutto per un importante vertice professionale, l'invito dei partecipanti è particolarmente importante.

Dopo aver chiarito gli obiettivi dell'evento ei partecipanti all'evento, il prossimo passo importante è invitare i relatori.Questo è un mal di testa per l'organizzatore.È necessario considerare l'influenza dell'oratore nel settore e come attirarlo.Stanno arrivando?

Quindi, considera i luoghi candidati per l'evento?L'evento dovrebbe svolgersi nel centro congressi o nella sala da ballo dell'hotel?Questi si basano anche sul tipo di attività della riunione e sugli obiettivi delle attività della riunione.Si sottolinea in particolare che se le condizioni lo consentono, dovresti recarti sul luogo durante la fase di pianificazione e considerare il più possibile.Impostazioni del piano di emergenza B, ecc. Anche il layout della conferenza è una parte importante.Quando è organizzato, unisce la creatività del locale e la professionalità del settore.È favorevole al raggiungimento migliore dell'obiettivo dell'evento.

Inoltre, è necessario pensare al processo di attività e redigere un ordine del giorno provvisorio.È necessario redigere una sequenza temporale dettagliata per l'intero evento, suddividendolo in più sezioni, tra cui registrazione, apertura, presentazioni dei relatori e domande e risposte del pubblico.Strettamente attorno al tema e agli obiettivi della conferenza.Questa è l'importanza menzionata sopra per invitare i relatori.Quando il tempo lo consente, cerca di determinare il più possibile il processo e l'ora della presentazione.La maggior parte delle attività non può essere svolta esattamente come pianificato, quindi assicurati di dedicare del tempo.

Il passaggio finale nella preparazione di un evento è stabilire un budget.Nella mia esperienza, il budget dovrebbe essere il più conservativo possibile, con un costo leggermente più alto, ma con un reddito stimato leggermente inferiore.Questa piccola strategia ridurrà le tue aspettative finanziarie e ti darà molto spazio per tenere conto di tutti gli incidenti e le emergenze.Quando si stabilisce il budget, è necessario considerare vari costi, inclusi i canoni di locazione della sede della riunione, i costi del personale di supporto in loco e le spese per cibo e bevande.Inoltre, le entrate previste includono la vendita dei biglietti e le potenziali commissioni di sponsorizzazione.Infine, è possibile calcolare l'utile netto o la spesa netta dell'evento.

In secondo luogo, pubblicità e promozione:

Dopo aver completato la conferma del luogo dell'evento, l'invito al relatore e il budget, è il momento di spostare l'attenzione sui partecipanti.Puoi fare nuovamente riferimento alla dichiarazione dell'obiettivo e pensare dal punto di vista dei partecipanti: se sei un partecipante, cosa vuoi da questo evento?

Sviluppare un tema che basti a catturare l'attenzione della gente.Ad esempio, nell'ottobre di quest'anno, 2018 (il quinto) forum del vertice per lo sviluppo del settore della tecnologia dei veicoli a celle a combustibile.Tali caratteristiche del settore molto evidenti, e attraverso il titolo della conferenza può comprendere il contenuto della riunione.Rendi i partecipanti del settore più accurati Lascia che i partecipanti abbiano anche un'aspettativa in psicologia.

Ogni evento professionale richiede una pagina web dedicata o almeno un poster elettronico per la pubblicità e la promozione online.Una buona pagina web o un poster dovrebbe essere conciso, ma dovrebbe includere le seguenti informazioni chiave:

1. Contenuto dell'attività: titolo, scopo, nome/titolo del relatore, quota di ammissione, informazioni sulla registrazione e codice QR per la scansione di ulteriori informazioni.

2. Ausili visivi: trova una foto o crea uno schema visivo bello e pertinente.Uno dei segreti è inserire foto di persone, in modo che le persone possano immaginare le scene a cui partecipano, stimolando così una risonanza, non solo un segno freddo.

Fatto ciò, l'evento può essere promosso.Ci sono molti modi per promuoverlo: e-mail, social media e promozione verbale tradizionale!Il mailing di massa è uno strumento efficace, ma è meglio essere più mirati.'Tutti vogliono essere unici, non solo un numero in un elenco', se le condizioni lo consentono, 'inviare un invito personalizzato, chiamare il nome del destinatario all'inizio, saltare il cognome e essere gentili e amichevoli. Salutarlo /lei.' Fai sentire l'invitato rispettato.

Oltre alla posta elettronica, anche i social media sono un potente strumento che può essere utilizzato per diffondere informazioni sui prossimi eventi.I post di poster o pagine di eventi possono essere pubblicati su una cerchia personale di amici di WeChat, consigliati agli amici o condivisi in gruppi correlati.LinkedIn e Facebook sono anche strumenti molto potenti negli Stati Uniti e in Cina, oltre che a livello globale.

In terzo luogo, l'attuazione del progetto e il processo

Dopo che tutti i preparativi sono stati completati, sono finalmente arrivato al giorno dell'evento!Prima dell'arrivo dei partecipanti, è importante assicurarsi che il layout all'interno della sede sia completo e che tutti i partecipanti possano essere accolti.Accendi il proiettore, prova il microfono e assicurati che la temperatura della stanza sia confortevole e piacevole.Sforzi per creare un ambiente di incontro attraente per partecipanti e relatori.

I primi ospiti possono arrivare 30 minuti prima dell'evento, ed essere pronti ad accettare l'iscrizione, il pagamento e ad emettere ricevute e fatture.Anche se il partecipante si è già registrato online e ha pagato la quota, prepararsi affinché almeno il 10% del personale non possa partecipare.Allo stesso tempo, alcune persone potrebbero non essere registrate online, ma si presentano temporaneamente alla porta della sala conferenze, indicando che desiderano partecipare.

Ai partecipanti dovrebbe essere fornito cibo o bevande dopo che si sono registrati per l'ammissione e dovrebbe essere preparata almeno dell'acqua potabile (acqua calda e fredda).

Durante l'evento, prendi appunti con attenzione;sforzarsi di registrare i dettagli del discorso.Non preoccuparti del formato delle note durante l'evento, puoi finire gli ultimi ritocchi dopo la fine.

Durante l'evento vengono registrate anche delle foto.Le foto eccellenti mostrano le dimensioni dei partecipanti e del luogo.Quando l'oratore organizza attività interessanti, dovrebbe anche concentrarsi sullo scatto di foto.Assicurati che il luogo sia ben bilanciato, il che è utile per mettere a fuoco durante le riprese.

In quarto luogo, denuncia la propaganda

Entro una settimana dall'evento, rivedi gli appunti presi durante l'incontro e compila un riepilogo dei punti chiave della pagina, concentrandoti sui guadagni o sul valore aggiunto dei partecipanti dall'evento.Puoi citare il discorso del relatore o inserire due o tre foto dell'evento dal vivo.I riepiloghi delle attività possono continuare a esercitare influenza dopo la fine dell'evento, in modo che anche le persone che non possono partecipare possano ottenere informazioni e comprendere l'attività.Inoltre, la condivisione di esperienze di successo incoraggerà le persone a partecipare alle attività future.

Ricordati di inviare una mail di ringraziamento ai partecipanti e ai relatori.Puoi allegare un riepilogo dell'evento e altre foto all'e-mail.Allo stesso tempo, chiedi in anticipo al relatore se può condividere con i partecipanti le presentazioni che ha utilizzato durante l'evento.

Alla fine Grazie Eva Schmitt -Evan Schmitt è uno stagista per gli affari governativi presso AmCham China.

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